서류에 인감을 날인하면 인감증명서가 있어야 한다

인감과 인감증명서

날인이 필요한 모든 업무에서 날인된 인감도장이 등록되어 증명할 수 있는지를 판단하는 것이 인감증명서이다. 따라서 미리 개인/법인 사용할 인감을 등록해 두고, 날인 시 인감증명서를 제출한다. 사용인감은 등록인감과 달리 사용인감계와 인감증명서를 제출해서 일반계약 또는 기본구비서류 등에 사용하는 간편 인감이다. 중요도 또는 제출기관에 따라 다르게 사용된다.  나의 경우는 보험청약서류와 공사계약, 거래명세서 등은 사용인감을 사용하고, 공사계약 등에는 사용인감계를 제출한다. 그외 은행과 관공서(등기소, 국세청 등)의 경우는 등록인감과 인감증명서를 같이 제출한다.

인감증명서

인감증명서는 현재 가까운 등기소에 내방해서 발급이 가능하며 1장당 1,000원이다. 보통 발급일로부터 3개월내만 사용이 가능하며, 일부는 2개월로 제한하기도 한다. 따라서 일자가 지나면 폐기하다 보니, 최소수량을 유지하곤 한다. 가끔 스캔본을 제출하라고도 하는데, 이는 단순확인용이며, 인감증명서의 복사본은 효력이 없다고 여기기 때문에 대부분 직접제출 또는 등기발송 등의 형태로 제출한다.

국세청, 금융기관(은행, 카드), 등기소 등

이중에서 위 기관들의 경우 서류제출 시 등록인감을 날인하는 경우가 많다. 법인대표자이든 대리인이든 법인격의 서류를 대리하는 행위이다 보니 명판옆에 날인을 하게 된다. 이런 경우 날인증명을 위해 인감증명서를 꼭 제출해야 한다. 최근에 이 부분 때문에 약식서류들만 가지고 내방했다가 재방하는 경우가 많았다.

특히 대리인 내방시 위임장 등에 날인이 된 경우 이 날인이 위조되었는지 중요하기 때문에 인감증명서가 필수이다. 보통 서류는 각종 신청서, 위임장, 법인등기부등본(3개월 내 발급분), 주주명부(국세청 등 업무시), 인감증명서, 재직증명서, 사업자등록증 사본, 대표이사 신분증, 내방자 신분증 등이 필수이다. 위임장에 도장 찍어서 꼭 다녔는데, 인감증명서는 안 가져간 경우가 많았으니 최근에는 모두 업무거절을 당했다. 특히 등기소 서류에는 서류의 간인에도 날인이 되기 때문에 무조건 필수이다.

결론

회사가 어디에 있든 이러한 행정서류 업무는 항상 발생하고, 가까이에 있지 않을 수 있다. 한번의 출장(외근)이 시간과 비용을 제법 쓰기 때문에 업무 관련 내방 시 날인된 서류가 있다면 꼭 필수서류에 누락 없이 내방해야겠다.