세무사사무실 거래처 대처방법(정상거래처, 진상거래처 모두)

꽤 흥미가 있는 주제

세무사사무실에서 열심히 일하면서 다양한 거래처의 사람들을 만났다. 대면이 적어도, 사실상 유무선 대면서비스업이기 때문에 의사소통이 주가 된다. 이런 과정에서 얻은 경험으로 지금 일반회사에서 업무진행과 의사소통에 아주 큰 도움을 받고 있다. 나 또한 과정 중에 어렵고 짜증 나고 화도내고 다 해봤다. 하지만 그 과정들이 결국은 자연스럽게 모두와 어울리는 화합이 될 때 비로소 거래처 대처방법이 발전했다고 생각하면 된다. 일방적 또는 수동적 의사소통으로 인해 문제가 없다고 대처가 좋은 것은 아니다. 문제가 없는 것이 중요한 것이 아니라 문제가 있어도 문제가 없어야 진정한 완성이다.

완성하게 된 비법

처음에는 미숙한 모습도 많이 보이고, 불평도 받고 심지어 담당자 변경요청도 받았었다. 시간이 해결해주는것이 아니라 그 시간을 잘 사용했다. 공부를 하면서 자문에 대한 답변속도가 빨라졌고, 업무처리할 시간이 많아져서 정보공유(신고서 작성과정 등)를 많이 했다. 유무선으로 적절하게 정보를 알려주면서 내가 일 하고 있음을 거래처가 충분히 알 수 있게 했다. 단적인 예로는 성실사업자 신고인 6월 한 달 동안 4일에 한 번씩 진행과정의 메일을 보낸 적도 있다. 조금은 과할 수 있지만, 수임하여 업무대리를 하는 이상 충분함 이상의 서비스를 제공하다 보니 거래처대응과정에 단 한건의 불만이나 문제가 없었다. 물론 이 방법이 정상적인 방법은 아니다. 단, 이러한 형태로 한번 최대치를 끌어올린다면 다음에는 모든 것이 쉽게 느껴진다. 세무사사무실 수금형태가 여러가지이겠지만, 이러한 수수료의 저항도 단 한건도 없게 된 건 바로 이 덕분이다.

정상거래처의 대응

일반적인 거래처는 업무를 요구하면 답변하거나, 신고사전안내와 신고서작성 그리고 납부안내와 청구 등의 일반적인 형태로만 업무가 진행된다. 수동적인 업무요구에 따라 업무를 진행하다 보니 관리에 어려움도 크게 없다. 미리 몇 가지 체크나 확인 등만 해줘도 거래처 관리에 큰 문제가 없다. 정상거래처는 관리하는 거래처의 50%가 넘는다. 그러나 이런 거래처를 지나치게 수동적으로만 업무 하다 보면 나중에 실수가 발생할 때 할 말이 없어진다. 그래서 나는 매달 세무기장료를 받기 때문에 정상거래처도 매월 업무체크를 했었다. 이슈가 있는지, 매출은 어떤지, 카드변경된 것이 있는지, 특이사항이 없는지 등을 물어보곤 했다. 이 정도 액션과 원활한 업무처리면 대부분 이탈 없이 꾸준히 잘 유지할 수 있다.

진상거래처의 대응

진상거래처의 경우 귀책사유가 중요하다. 나의 업무해태 등으로 진상처럼 보여지는것인지, 아니면 충분히 업무를 수행하면서도 불평이나 불만을 내는지를 판단해야 한다. 나의 업무해태라고 하면, 업무를 더 열심히 투입하고 개선을 하면 된다. 그럼에도 안되면 거래처 인계를 고려해야 한다. 사람끼리도 성향이 안 맞을 수 있다. 업무상도 마찬가지다. 내가 아무리 업무 피드백을 줘도, 간단하기만 원한다면 안 맞는 것이다. 따라서 성향이 다를 수 있는 부분도 꼭 고려해야 한다. 대부분의 진상거래처는 업무를 수행함에도 마음에 들어 하지 않거나, 세법 등에 의해 신고서를 작성했음에도 막무가내로 납부세액등만 보고 인지하지 않으려 하는 행위다. 이런 경우가 있어 나는 중간보고를 계속했고, 미리 사전안내도 많이 했다. 진상거래처는 사실 사람의 잘못됨보다는 정보의 부족 또는 이해의 어려움등이 동반되는 경우가 많다. 따라서 진상이라는 인식을 버리고, 같이 알아가고 알려주는 태도면 어느 정도 개선이 된다.

아무리 야근하고 아무리 일해도 모른다

거래처는 세무대리인의 삶을 아는체 하지만 사실 모른다. 맨날 쉬다가 신고 때 집중해서 하느라 야근하는 줄 안다. 사실 매일 그리고 매달 스크래핑하고 이슈들 정리하다 보면 신고도 그렇게 몰아서 하지 않아도 된다. 그래서 미리미리 업무 하는 습관이 중요하다. 시즌 때 밤새고 수십수백 개의 신고서를 작성해도, 거래처는 본인의 것만 제대로 하면 되지 그 업무량을 이해하지 않는다. 따라서 거래처와의 관계와 의사소통을 위해서는 시즌 비시즌을 나누지 말고, 매일 해야 할 업무를 하고 체크하고 공유하는 것이 제일중요하다. 그리고 이러한 경험이 나중에 정말 큰 자산이 된다는 것도 말해보고 싶다.